Seguimiento de tareas y hábitos con Trello

 

Las tareas y hábitos son acciones que quiero completar diariamente para ser mejor personal y profesionalmente. Así que, configurar un organizador personal que incluya tareas y hábitos ayuda a la productividad cuando muchas cosas hoy en día distraen. Por eso, es importante estar consciente de las pequeñas acciones que te fomentan a ser una persona productiva e iterar sobre eso. Eventualmente, encontrarás una configuración que te beneficiará a tí y a tus necesidades actuales.

Luego de hacer una lista que considero mis requerimientos que “hackean mi mente”, creé una plantilla para un calendario de seguimiento de tareas y hábitos en Trello. Después de varias versiones, ¡estoy lista para compartir la última versión!

Mi meta principal era consolidar todas mis tareas de trabajo y personales, además de mis hábitos, en una misma plataforma para un manejo simple. Varios de mis clientes usan Trello para organizar y asignar tareas. Pero, desconocía como se podía incluir el seguimiento de hábitos en un tablero de Trello. Quería aprender más sobre otras aplicaciones de tareas y hábitos así que le pregunté al corillo de Twitter por sugerencias. Sus respuestas me ayudaron a seguir la mejor dirección.

Cada sugerencia me hizo entender que no solamente estaba buscando consolidar tareas y hábitos. Visuales, similares a tablas, con marcas de verificación o premios me parecen importantes porque me motivan a hacer las cosas. Eso me ayuda a pensarlo doble si no estoy con ánimos de completar alguna actividad.

Así que hice una lista de requerimientos para mi app óptimo de seguimiento de tareas y hábitos. Estos requerimientos son acciones y visuales que me ayudan a ser mas productiva y responsable de mi misma.

Requerimientos para seguimiento de tareas y hábitos

Mi app ideal para seguimiento de tareas y hábitos tendría:

1. Marca de cotejo en tarea o hábito cuando es completado.

La acción de marcar una tarea o hábito como completado es me da mucha satisfacción. Me hace sentir bien y me mantiene motivada a seguir haciendo más.

2. Página visualizada como un calendario semanal para organizar las tareas y hábitos por día.

Mi tipo de agenda favorita es la agenda semanal. A mi cerebro le gusta ver en gráficos como es que la semana se estará viendo con las diferentes cosas que tengo que hacer. Un visual en forma de semana también me ayuda a equilibrar las tareas que tengo que hacer cada día de la semana para no sentirme abrumada. De esa forma, puedo anticipar y prepararme para las tareas y hábitos que son más desafiantes.

3. Manejo de tareas y hábitos en un mismo lugar.

Mi organizador ideal debería de manejar mis tareas y hábitos como componentes parecidos y en una misma página. No quiero que la forma de crear, editar y borrar hábitos sea diferente a la forma en que se crea, edita y borran tareas. Para diferencias entre hábitos y tareas, prefiero un sistema de colores.

4. Etiquetados de colores para categorizar tareas y hábitos.

Necesito un sistema de colores para que mis ojos determinen rápidamente que tareas son personales y profesionales y cuales son los hábitos. Los colores me ayudan a balancear la semana, acomodando las acciones por llevar a cabo durante el día en acorde a mis clientes y mi vida personal.

5. Visuales que se asemejen a un reto o premio por completar una meta.

Retos y premios son formas que me ayudan a ser responsable conmigo misma en completar algo. Especialmente si ese algo tengo que hacerlo varias veces durante la semana.

6. Tabla sólo con hábitos seguidos diariamente.

Sería bueno tener una tabla sólo con los hábitos que quiero completar a diario. Ahí podría referenciar rápidamente qué prácticas he completado y fallado. Ver una tabla llena de marcas de completado me motiva a no fallar.

7. Sync entre app de productividad y calendario principal

Otra función que sería buena tener. Un sync entre el app de productividad y mi calendario. Así not endría que crear, editar ni borrar manualmente las citas en el app.

Funcionalidades destacadas de las opciones para seguimiento de tareas y hábitos

Con mi lista de requerimientos para un app en mano, indagué en casi todas las plataformas recomendadas. Destacaré las funcionalidades de las plataformas que me ayudaron a contruir mi sistema de seguimiento de tareas y hábitos. No detallaré en cómo funcionan las plataformas.

Notion

La plataforma provee varias plantillas para que sus usuarios organicen cada aspecto de sus vidas. La forma en que se visualiza la plantilla de seguimiento de hábitos provoca que quiera continuar construyendo hábitos. Hay algo en ver una columna vacía, en lugar de una marcada, que me inquieta la mente. Así que me reto a mi misma completando cada rutina para marcar el hábito en cada fila y así tener un visual del app agradable. Notion tiene plantillas similares a Trello. Similares porque puedes crear tarjetas y columnas, y puedes arrastrar y soltar las tarjetas entre las columnas.

Todoist

Hubo varias funcionalidades de Todoist que me gustaron pero el sistema de puntos Karma fue lo mas que me llamó la atención. Los usuarios reciben puntos cuando terminan una tarea. Esta funcionalidad me hizo darme cuenta de que los premios y puntos me influencian cuando quiero ser consistente.

Otra funcionalidad que vale la pena mencionar es que puedes organizar tus cosas en formato de listado o formato de agarrar y soltar entre columnas. Después de mirar entre la vista de listado y vista de columnas, confirmé que prefiero ver mis cosas en formato de agarrar y soltar entre columnas en vez del formato de un listado.

Los puntos Karma fueron uno de los factores que me hicieron querer cambiar de Trello a Todoist. Todoist tiene la capacidad de importar tableros de Trello así que pensaba que la transición sería fácil. Cuando estaba lista de hacer la transición, me topé con un artículo sobre los “Power-Ups” de Trello.

No estaba curiosa de aprender sobre “Power-Ups” aunque he usado Trello por años y veía el botón de “Power-Ups” diariamente. Para ser honesta, los había descartado pensando que era una funcionalidad para subscriptores que pagan. Ningún colega me había sugerido que lo usara. Así que cuando casualmente observo el artículo sobre los “Power-Ups” de Trello, me llamó la atención: “¿Por qué este artículo aparece en una búsqueda sobre Todoist y hábitos si Trello es para tareas?” Y así me fui por el boquete del conejo buscando sobre “Power-Ups” de Trello.

“Power-Ups” de Trello

El calendario semanal de seguimiento de tareas y hábitos en Trello fue mejorado por los “power-ups”. Los “power-ups” son funcionalidades que puedes improtar a un tablero de Trello. Aprender sobre los power-ups fue la última parte de información que necesitaba para crear mi sistema de organización. En el catálogo de “power-ups” encontré funcionalidades similares a las funciones que me gustaron en las otras plataformas, el sistema de seguimiento de Notion y un sistema de puntos similar a Todoist.

“Power Up” para seguimiento de hábitos

El seguimiento de hábitos desarrollado por Upgradeyourbrain provee un visual en forma de tabla como ventana emergente (pop-up) similar a la plantilla de seguimiento de hábitos de Notion. El usuario crear los hábitos como tarjetas. También ellos tienen que asignar cuál es la columna donde se localizarán las tarjetas de hábitos completados. Para marcar como completado el hábito en la pop-up en forma de tabla, el usuario tiene que mover la tarjeta del hábito a la columna asignada como completado. Para observar este tabla, el usuario tiene que presionar el botón de “Habit Tracker” al tope del tablero en Trello.

El usuario también puede configurar cuando repetir la tarjeta de hábitos durante la semana. El hábito en forma de tarjeta aparece automáticamente el día escogido en la columna que el usuario configure como “incompleta”. Con la versión gratuita del “power-up” puedes darle seguimiento y copiar hasta 5 tarjetas de hábitos. La versión pagada tiene una cantidad ilimitada de tarjetas a seguir y copiar. La versión gratuita me ha funcionado hasta ahora pero no descarto probar la versión pagada en un futuro.

“Power-Up” para rachas completadas

El seguidor de hábitos con rachas completadas por Emma Goto provee un sistema visual de puntos, o rachas, por cada tarjeta que quieras dar seguimiento. El usuario marca cada día que completa la tarea. Luego, el “power-up” calcula y muetra la racha en frente de la tarjeta. El calendario a marcar se encuentra al detalle de la tarjeta.

Ambos “power-ups” hicieron una diferencia marcada en mi sistema de productividad.

Plantilla final

Puedes encontrar mi plantilla para un calendario de seguimiento de tareas y hábitos hecho en Trello aquí. Mis métodos de productividad incluyen: Hacer las cosas ó Get Things Done (GTD), KanBan, y Pomodoro. El tablero se visualiza como un kanban y tiene las siguientes columnas: Crear hábitos, Cosas por hacer, una columna por cada uno de los siete (7) días de la semana, Tareas completadas, Hábitos completados y Fallas inevitables.

Crear tareas y Crear hábitos

Mi rutina de seguimiento de tareas y hábitos en Trello comienza los domingos. Añado tarjetas de tareas en la columna “Cosas por hacer”. Las tarjetas son cada una de las cosas que quiero hacer durante la semana. Voy por cada una de las tareas de mis cliente y las copio en la columna de “Cosas por hacer”. También hago tarjetas para cada tarea personal y las coloco en la misma columna. En otras palabras, si la tarea de un cliente o tarea personal no esta en la columna de “Cosas por hacer”, no se hace. Esto es el método de productividad GTD en acción.

Para hacerlo aún más organizado y jaquear mi cerebro, trato de hacer todas mis tarjetas de tareas y hábitos con acciones que puedo completar dentro de 2 horas máximo. Aprendí a dividir mis tareas en acciones más simples usando el método Pomodoro. El principio Pomodoro se basa en enfocarse en una tarea por 25 minutos y luego tomar un descanso de 5 minutos. Esas tareas simplificadas son las que coloco en la columna de “Cosas por hacer”. Así que, aunque vea muchas tarjetas listadas en la columna, sé que puedo completarlas rápido. Aquí es donde pulir la técnica de Pomodoro me ha ayudado. Me entrené a simplificar mis tareas aún más. Si no logro terminar las tareas en menos de 2 horas, ya sé que la tarea no estaba en su forma mas simple.

Después de crear mis tareas, voy a la columna de “Crear hábitos” y añado tarjetas con todos los hábitos que quiero incorporar en mi rutina. También activo y configuro los “power ups” de seguimiento y rachas en el detalle de cada tarjeta de hábitos.

Para diferenciar entre hábitos y tareas, categoricé cada tarjeta usando los etiquetados de colores que provee Trello. Uso un color para hábitos, otro para tareas personales, y diferentes colores para mis diferentes clientes. También, tengo una etiqueta para “Completado” porque es otra forma de marcar y ver que la tarea se completó.

Calendarizar tareas y hábitos

Luego de crear y categorizar tarjetas para cada actividad, es hora de organizar mi semana. Arrastro y suelto cada tarjeta entre las columnas de los días de la semana. Hago varias iteraciones hasta que me sienta bien con completas casi todas las tareas y hábitos que voy a llevar a cabo durante el día. ¡También hay espacio para cambios! Puedo organizar mis acciones de cierta forma pero si al otro día me siento diferente, cambio las tarjetas antes de comenzar mi día. El punto es ser consistente en organizar las actividades del día.

Completas tareas y hábitos

Cuando termino una tarea personal o del trabajo, le añado la etiqueta de “Completado” a esa tarjeta. También, le incluyo la fecha actual como fecha de vencimiento. Espero hasta el final de la semana para mover la tarjeta a la columna de “Tareas completadas”. Así puedo evaluar visualmente si mi semana fue productiva o no.

Cuando termino un hábito, muevo la tarjeta a la columna de “Hábitos completados”. También, en el detalle de la tarjeta, marco el día del calendario para que se active y observe los puntos en racha.

Es necesario sincronizar manualmente los “power-ups” entre sí. El “power-up” de racha no se copia a la tarjeta de hábitos. Hay que marcar la racha en la tarjeta donde configuraste el “power-up” de seguimiento de hábitos. Le llamo a esta tarjeta la tarjeta original. La tarjeta original se puede accesar rápidamente mediante la selección del nombre del hábito en la primera columna de la tabla pop-up.

¡Colorin colorado, este cuento se ha acabado! Este ha sido mi sistema de seguimiento de tareas y hábitos con un tablero de Trello y “power-ups”.

¡Gracias por leer!

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